Dokumentų saugojimo dėžučių apžvalga: rūšys, kainos, privalumai ir trūkumai

Dokumentų saugojimo dėžutės padeda vienu metu išspręsti kelias problemas. Jie leidžia sutaupyti vietos kambaryje – didelės krūvos popierių neužims vietos jūsų darbalaukyje ar spintoje.

Reikalingus dokumentus nesunkiai rasite specialiai tam skirtoje ir pažymėtoje saugojimo vietoje. Taip sutaupoma laiko ir išsprendžiama chaotiškai išsibarsčiusių popieriaus lapų problema.

Belieka išsirinkti reikiamo tipo dėžutes dokumentams saugoti.

Kodėl ir kokiais tikslais jie reikalingi?

Dokumentų saugojimo dėžės vienu metu atlikti kelias funkcijas:

• patogios archyvavimo sistemos organizavimas – kuo greičiau rasite reikiamus dokumentus;
• vietos taupymas – dėl savo kompaktiškumo dėžės užima minimaliai vietos;
• popierių apsauga nuo mechaninių pažeidimų, dulkių ir saulės spindulių;
• pagalba pernešant dokumentus iš vienos vietos į kitą, pavyzdžiui, perkraunant biurą.

Privalumai ir trūkumai

Dėžės popieriui laikyti turi akivaizdžių reikšmingų pranašumų:

1. Kompaktiškumas. Dėžutes galima dėti ant lentynos iš eilės, sukrauti, o kai kurias veisles galima surinkti į tvarkingą konstrukciją.
2. Naudojimo paprastumas. Paženklintos daiktadėžės pašalina poreikį chaotiškai ieškoti reikalingų dokumentų.

   Jei pageidaujate, galite užsisakyti individualių dydžių dėžę pagal patalpų poreikius.

   Šios saugyklos gali būti montuojamos horizontaliai arba vertikaliai – patogu gauti reikiamus popierius iš bet kurios padėties.

3. Patvarumas ir patikimumas. Speciali popieriaus laikymo konstrukcija neleidžia jiems deformuotis veikiant kitų dėžių svoriui.

Rūšys

Dažniausios dokumentų saugojimo vietos yra archyvinės ir metalinės dėžės su užraktu.

Archyvinės dėžutės

Įvairaus dizaino ir formos. Klasikinė archyvinė dėžutė pagaminta iš įrišamo kartono. Jame yra įdubimai rankoms, todėl šią saugyklą patogu nešiotis. Kai kurie turi specialius ženklus viduje laikomų popierių inventoriui.

Gaminant archyvines dėžutes taip pat naudojama plastikinė ar vinilo danga, imituojanti odą. Šių gaminių veislės gali skirtis priklausomai nuo juose laikomo popieriaus tipo. Yra tokios dėžės:

1. Vertikalus. Šios savaime surenkamos dėžės pagamintos iš gofruoto kartono, pridedant plastiko arba vinilo vinilo. Jie saugo A4 formato dokumentus vertikalioje padėtyje. Tokio tipo archyvinės dėžutės paprastai vadinamos mažomis. Jie yra su atlenkiamu dangteliu, kaklaraiščiais arba Velcro.
2. Horizontaliai. Universali dėžutė, kuri tinka beveik bet kokiam biurui ar archyvui. Į jį galite sudėti ne tik popierius, bet ir bet kokius kitus daiktus, pavyzdžiui, raštinės reikmenis. Šiose laikymo vietose yra angų rankenoms, o dangtis gali būti nuimamas arba atlenkiamas.
3. Vamzdis. Cilindrinė dėžutė, naudojama svarbiems popieriams, susuktiems į ritinį, sudėti.Vamzdžiai naudojami eskizams ar brėžiniams transportuoti ir laikyti.

Geležinis konteineris

Šis įrenginys yra savotiškas seifas dokumentams. Tai leidžia patogiai laikyti svarbius popierius biure ir namuose.

Geležiniai skliautai būna įvairių dydžių: nuo miniatiūrinių dėžučių iki pilnaverčių spintelių su keliomis lentynomis.

Bet jie visi aprūpinti specialia spyna, kuri saugo seifo turinį nuo pašalinių akių.

Papildomos sistemos

Šiuos įrenginius vargu ar galima pavadinti visavertėmis dėžėmis, tačiau jie dažnai naudojami ir kaip dokumentų saugykla.

Organizatoriaus stendai

Vienas iš paprasčiausių ir ekonomiškiausių būdų laikyti svarbius popierius namuose ir biure.. Organizatorių stovai yra patogūs užpildyti tiek atviras lentynas, tiek uždaras spinteles. Argumentai "už": atidarykite saugyklos dalį – lengvai pamatysite aplanką su reikalingais popieriais. Taip pat galite klijuoti etiketę ant organizatoriaus.

Korespondencijos padėklai

Šis tvarkingas aksesuaras, skirtas susirašinėjimui ir popieriams laikyti, puikiai tiks jūsų namų ar biuro interjere. Ekologiškai atrodo ant stalo ar atvirų lentynų.

Failų aplankai

Jie gali talpinti įvairaus turinio ir formato dokumentus. Failų aplankai suteikia greitą prieigą prie turinio. Tokios saugyklos yra labai patogios klientų duomenų bazei palaikyti ir kortelių failams kurti.

Yra du pagrindiniai failų aplankų tipai:

1. Pristatymui. Jie atrodo labai reprezentatyviai, pagaminti iš aukštos kokybės odos arba plastiko. Jie naudojami gaminių pristatymo ar verslo derybų procese.
2. Registratoriai. Pagaminta iš plastiko arba labai storo kartono. Šie aplankai naudojami dokumentams tiesiogiai saugoti.

Produktų savikaina

Dokumentų saugojimo kainos skiriasi priklausomai nuo gaminio tipo:

• padėklai korespondencijai - 500-1500 rublių;
• failų aplankai - 50-200 rublių;
• organizatorių stendai - 100-200 rublių, magnetofonai, 300-500 - aplankai pristatymams;
• archyvinės dėžutės - 50-500 rublių;
• metaliniai seifai - 5 000-20 000 rublių.

Rekomendacijos atrankai

Prieš perkant tą ar kitą įrenginį svarbiems popieriams laikyti, naudinga atsižvelgti į keletą dalykų:

1. Gaminio medžiaga. Kartonas, metalas, plastikas ar geležis – sandėliavimo tipą tinka pasirinkti konkrečiam kambario interjerui.
2. Dokumento judėjimo dažnis. Jei dėžutėje ar tvarkyklėje laikomus popierius reikia išimti dažnai, geriau įsigyti lengvą gaminį. Tiks ir organizatorių stovas, bylų aplankas ar nedidelė archyvinė dėžutė iš plastiko ar kartono. Didelės archyvinės dėžės ar metaliniai seifai tinka archyvams ir kitai dokumentacijai, kuriai nereikia dažnai žiūrėti, saugoti.
3. Saugomų dokumentų kiekis. Norint saugoti dabartinę korespondenciją ir popierius, kurie vėliau bus sunaikinami, pakanka įsigyti kelių lygių dėklą. Tvarkyklės stovas ir bylų aplankas patogus dokumentams saugoti, tačiau šiuose įrenginiuose tilps tik tam tikras jų skaičius. Archyvinės ir geležinės dėžės su keliomis lentynomis yra tinkamos dideliam popierių kiekiui laikyti.
4. Konfidencialumas. Vertybinius popierius, kuriuos mato tik jų savininkas ar įmonės vadovas, geriausia laikyti seife ar dėkle su užraktu.Laisvai prieinamiems dokumentams tinka visi kiti saugojimo būdai.

Kaip jis gali būti naudojamas?

Pagrindinė šių gaminių funkcija – dokumentų tvarkymas ir transportavimas. Bet jie gali būti naudojami ne pagal paskirtį, skirtas laikyti ir perkelti šiuos daiktus:

• biurai;
• Skaityti žurnalai ar knygos;
• vaikiški žaislai;
• sezoniniai drabužiai.

Vaizdo įrašas straipsnio tema

Kaip savo rankomis pasidaryti tvarkyklę dokumentų saugojimui, vaizdo instrukcijas:

Išvada

Dokumentų saugojimo dėžutės – patogus prietaisas svarbiems popieriams tvarkyti namuose ir biure. Tokių saugyklų yra daugybė – nuo ​​organizatoriaus stovo iki masyvaus geležinio seifo su užraktu. Renkantis dėžutę reikia orientuotis į laikomų popierių tūrį, gaminio svorį ir turinio laikymo trukmę.